Adatkezelés
Adatkezelési Szabályzat
Cromo Alapítvány
2018. május 25-től életbe lépett az Európai Unió új adatvédelmi rendelete (a GDPR).
1. ÁTLÁTHATÓ ADATVÉDELEM
A Cromo Alapítvány számára kötelező és fontos az adatok védelme. Az ügyfeleink által megadott személyes adatok kezelése kiemelt fontosságú része a munkánknak. Nagyon komolyan vesszük a magánszféra védelmét, és elkötelezettek vagyunk az Ön személyes adatainak és magánszférájának tiszteletben tartása iránt, hiszen érdekünk, hogy minden cselekvésünknek az ügyfeleink álljanak a középpontjában.
Szeretnénk Önt biztosítani arról, hogy nálunk a személyes adatai biztonságban vannak.
Célunk, hogy átláthatóak legyünk ügyfeleink számára.
Biztosítjuk számukra, hogy tisztában legyenek a személyes adataik felhasználásáról annak érdekében, hogy még jobb és személyre szabottabb szolgáltatásokat nyújthassunk számukra. Ez biztosítja azt, hogy 2018. május 25-ét követően is kapcsolatban maradhassunk Önnel.
1. A Cromo Alapítvány elkötelezett amellett, hogy a vele kapcsolatba lépő érintettek adatait védje és megfelelően tájékoztassa személyes adataik kezeléséről (átláthatóvá tegye személyes adatkezeléseit).
1.1. Adatkezelési tájékoztatónkban ismertetjük, hogy
- mi jogosítja fel a Cromo Alapítvány-t az adatok kezelésére (jogalap),
- milyen adatokat kezelünk,
- milyen célból kezeljük az adatokat, és mire használjuk fel (adatkezelés célja),
- mennyi ideig kezeljük az adatokat (adatkezelés időtartama),
- veszünk-e igénybe adatfeldolgozót,
- kik ismerhetik meg az adatokat,
- az érintettek adataikkal kapcsolatban milyen jogokat gyakorolhatnak,
- milyen jogorvoslati lehetőségekkel élhetnek.
Ezek az információk attól függően különbözőek lehetnek, hogy az adatokat az érintett milyen célból adta meg. A Cromo Alapítvány esetében sok célból kezeljük az adatokat. Egyes ilyen célokat törvények határoznak meg, míg más célok nélkül a szolgáltatásinkat nem tudnánk úgy biztosítani, ahogy azt az ügyfeleink elvárják.
Mivel az érintettek a Cromo Alapítvánnyal valamilyen szolgáltatás igénybe vétele céljából lépnek kapcsolatba, ezért a tájékoztatóban az eltérő információkat a szolgáltatásokhoz, ügyekhez csoportosítva ismertetjük, hogy könnyebben tájékozódhassanak arról, milyen adataikat kezeljük, amikor velünk kapcsolatba lépnek.
Tájékoztatjuk az érintetteket, hogy a Cromo Alapítvány által megvalósított konkrét adatkezelésekre vonatkozóan tájékoztatásokat találhat az adat felvételekor vagy azt megelőzően elérhetővé tett egyedi tájékoztatókban (például a honlapon megtalálható Adatkezelési Tájékoztatóban).
Fontosnak tartjuk felhívni Cromo Alapítvány részére adatot megadó személyek (adatközlők) figyelmét, hogy amennyiben nem saját személyes adataikat adják meg, az adatközlő kötelessége az érintett hozzájárulásának beszerzése.
2. ADATKEZELŐ
A tájékoztatásban foglalt adatkezelések mindegyike tekintetében a Cromo Alapítvány. az adatkezelő.
Elérhetőségeink:
Név: Cromo Alapítvány
Levélben: 1115 Budapest, Csóka utca 9.
E-mailben: info@cromo.hu
Telefonon:+36 30 284 5332
Személyesen: 1115 Budapest, Csóka utca 9.
Az adatkezelési tájékoztató online elérhető a www.cromoalapitvany.hu honlapon az Adatvédelem menüpont alatt.
3. A CROMO ALAPÍTVÁNY ADATKEZELÉSEI
Cromo Alapítvány regisztráció, emailen, hírlevélben, űrlapon történő megkeresés
3.1. Mi jogosítja fel a Cromo Alapítvány-t az adatok kezelésére?
A tréningek, szolgáltatások kínálatával, kiválasztásával, megrendelésével, a projektekben zajló kutatások, felmérések megvalósításával a Cromo Alapítvány az érintettek személyes adatait az alábbiak alapján jogosult kezelni:
- Az érintettek hozzájárulása, ami abban nyilvánul meg, hogy a saját személyes adatát megadja a Cromo Alapítványnak, azért, hogy az általa megrendelt szolgáltatás megvalósításra kerüljön, az igényelt hírleveleket megkapja, a díjmentes programokban részt vehessen, a rendszer üzeneteket fogadni tudja [a GDPR alapján hozzájárulással)
- Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában
- A rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy
- Az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.
3.2. Milyen adatokat kezelünk?
ADAT
MILYEN CÉLBÓL
Érintett neve
Szolgáltatás megrendeléshez, kapcsolatfelvételhez, adatbázis üzemeltetéséhez, eseményeken való részvételhez
Érintett címe
Szolgáltatás megrendeléshez, kapcsolatfelvételhez, adatbázis üzemeltetéséhez, eseményeken való részvételhez
Érintett életkora
Kapcsolatfelvételhez, adatbázis üzemeltetéséhez, eseményeken való részvételhez
Számlázási cím
A szerződés megkötéséhez, eseményeken való részvételhez, vásárláshoz
Adószám
A szerződés megkötéséhez, eseményeken való részvételhez, vásárláshoz
Cégjegyzékszám
A szerződés megkötéséhez
Bankszámlaszám
A szerződés megkötéséhez
Képviselő neve
A szerződés megkötéséhez
E-mail címe
Kapcsolattartáshoz, adatbázis üzemeltetéséhez, eseményeken való részvételhez, vásárláshoz
Telefonszáma
Kapcsolattartáshoz, adatbázis üzemeltetéséhez, eseményeken való részvételhez, vásárláshoz
Település
Adatbázis építése, piackutatás, statisztika, eseményeken való részvételhez, vásárláshoz
Érintett működési területe
Adatbázis építése, piackutatás, statisztika
Foglalkoztatottak száma
Adatbázis építése, piackutatás, statisztika
Éves bevétel
Adatbázis építése, piackutatás, statisztika
3.3. Milyen célból kezeljük az adatokat?
- A weboldalon és az emailen történő megkeresés segítségével a kiválasztott szolgáltatás megrendelése, és az érintettek elérése a megbeszélés érdekében, hírlevelek kiküldése, ajánlatok eljuttatása. Az adatokat azért kell kezelnünk, hogy a megrendelt szolgáltatásokat el tudjuk juttatni a megrendelőhöz.
- A megrendelt szolgáltatáshoz kapcsolódó teljesítések elszámolása, utólagos ellenőrizhetősége. Az adatok szükségesek ahhoz, hogy vissza tudjuk igazolni a megrendelések teljesítéséhez kapcsolódó fizetéseket, és igazolni tudjuk a teljesítést.
- A különböző állami szervek adatszolgáltatási kéréseinek teljesítése. KSH, NAV jelentésekhez továbbítások.
3.4. Meddig kezeljük az adatokat?
A személyes adatok kezelésének időtartama szól egyrészt arra az esetre, amikor is mint érintett megrendelő regisztrál a rendszerünkbe, ebben az esetben a megőrzési idő addig szól, amíg a megrendelő nem kéri a törlését, vagy ameddig a cég működik. A számlákhoz tartozó személyes adatok tekintetében a megőrzési idő 8 év, amelyet a számvitelről szóló törvény ír elő.
3.5. Veszünk-e igénybe adatfeldolgozót?
A Cromo Alapítvány szolgáltatásainak megrendeléséhez nem vesz igénybe adatfeldolgozót.
3.6. Történik-e adattovábbítás?
A Cromo Alapítvány szolgáltatásainak kifizetése esetén nem történik adattovábbítás.
3.7. Kik ismerhetik meg az adatokat?
A Cromo Alapítvány a személyes adatokat úgy kezeli, hogy csak azok férhessenek hozzá, akiknek a hozzáférése szükséges ahhoz, hogy a szolgáltatást az Ön számára teljesíteni tudjuk. A Cromo Alapítvány belső működését, a munkavégzés szabályosságát rendszeresen ellenőrzi erre kijelölt szervezeti egységei útján, ezért az adatokat megismerhetik az ellenőrzést végző kollégák is (felnőttképzési vezető, adatvédelmi szakértő), amennyiben az az ellenőrzés elvégzéséhez elengedhetetlen.
Törvényi kötelezettségünk, hogy a bíróság, az ügyészség, a nyomozó hatóság, a szabálysértési hatóság, a közigazgatási hatóság, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, illetőleg más jogszabály által felhatalmazott szervnek (pl. Pest Vármegyei Kormányhivatal) megkeresésükre, ill. külső (hatósági) ellenőrzés céljából adatokat szolgáltassunk, vagy azokhoz hozzáférést engedjünk. Kötelesek vagyunk együttműködni a bűncselekmények megelőzésére és felderítésére, valamint a titkos információgyűjtésre szakosodott szervekkel.
A Cromo Alapítvány ezen szervek részére - amennyiben a pontos célt és az adatok körét megjelölték - személyes adatot csak annyit és olyan mértékben ad vagy azokhoz olyan mértékben enged hozzáférést, amely a megkeresés céljának megvalósításához elengedhetetlenül szükséges és a cél elérésére alkalmas.
4. Egyéb adatkezelések
E tájékoztatóban fel nem sorolt adatkezelésekről az adat felvételekor adunk tájékoztatást.
5. Adatbiztonság
A Cromo Alapítvány szervezeti egységei útján megtesz minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, mely az adatok biztonságát garantálja.
5.1. Szervezési intézkedések
A Cromo Alapítványon belül szervezetileg elkülönül és egymástól független az adatvédelmi, az informatikai biztonsági, a biztonsági és titokvédelmi és az informatikai rendszerek üzemeltetésének és fejlesztésének funkciója.
A Cromo Alapítvány informatikai fejlesztései megvalósítása során az informatikai biztonsági és az adatvédelmi szempontok érvényesítése érdekében már a tervezési szakaszban kötelező a belső adatvédelmi felelős és az informatikai biztonsági szervezeti egység véleményének a kikérése.
A Cromo Alapítvány az informatikai rendszereihez a hozzáférést személyhez köthető jogosultsággal teszi lehetővé. A hozzáférések kiosztásánál érvényesül a szükséges és elégséges jogok elve, azaz a Cég informatikai rendszereit és szolgáltatásait minden felhasználó csak a munkaköri feladatának ellátásához szükséges mértékben, az ennek megfelelő jogosultságokkal és a szükséges időtartamig használhatja. Az informatikai rendszerekhez és szolgáltatásokhoz
hozzáférési jogot csak az a személy kaphat, aki biztonsági vagy egyéb (pl. összeférhetetlenségi) okokból nem esik korlátozás alá, valamint rendelkezik az annak biztonságos használatához szükséges szakmai, üzleti és információbiztonsági ismeretekkel. Az informatikai rendszereink üzemeltetése, így különösen az incidenskezelés, változáskezelés és fejlesztése során a nemzetközileg elfogadott módszerek, ajánlások figyelembe vételével járunk el. A belső működését a Cromo Alapítvány belső szabályozások útján is szervezi. A személyes adatok kezelését érintő folyamatok belső szabályozásairól mind a kialakításuk, mind a módosításuk esetében előzetesen kikérjük az adatvédelmi szakértő véleményét. A Cromo Alapítvány minden munkavállalója a munkaviszonyának létesítésekor írásos nyilatkozatban szigorú titoktartási szabályokat vállal, és a munkavégzése során ezek szerint a titoktartási szabályok szerint köteles eljárni. Követelmény, hogy a személyes adatokat tartalmazó iratok ne maradjanak a munkavégzés után az asztalokon, azokat a munkavállalók zárják el a jogosulatlan hozzáférés megakadályozása érdekében.
5.2. Technikai intézkedések
A Cromo Alapítvány az általa használt épületeket, azok helyiségeit és ez által az ott kezelt, feldolgozott és tárolt adatokat különböző védelmi rendszerekkel védi (riasztó).
A Cromo Alapítvány az adatokat az adatfeldolgozói által tárolt adatok kivételével saját eszközökön, adatközpontban tárolja. Az adatokat tároló informatikai eszközöket a Cromo Alapítvány elhatároltan, külön zárt szerveren tárolja, többlépcsős, jogosultság ellenőrzéshez kötött beléptető rendszerrel védetten.
A Cromo Alapítvány többszintű, tűzfalas védelemmel védi a belső hálózatát. Az alkalmazott nyilvános hálózatok belépési pontjain mindenhol, minden esetben hardveres tűzfal (határvédelmi eszköz) helyezkedik el. Az adatokat a Cromo Alapítvány redundánsan, azaz több helyen tárolja, hogy védje azokat az informatikai eszköz meghibásodásából fakadó megsemmisüléstől, elveszéstől, sérüléstől, a jogellenes megsemmisítéstől.
Többszintű, aktív, komplex kártékony kódok elleni védelemmel (pl. vírusvédelem) védjük a belső hálózatainkat a külső támadásoktól. Mindent megteszünk azért, hogy informatikai eszközeink, szoftvereink folyamatosan megfeleljenek a piaci működésben általánosan elfogadott technológiai megoldásoknak.
A fejlesztéseink során olyan rendszereket alakítunk ki, amelyekben a naplózás révén kontrollálhatók és nyomon követhetők a végzett műveletek, észlelhetők a bekövetkezett incidensek, például a jogosulatlan hozzáférés.
A Cromo Alapítvány a papíralapon kezelt adatokat is az előírt adatvédelmi követelményeknek megfelelően semmisíti meg az őrzési idő lejártával.
6. Milyen jogai vannak az adataival kapcsolatban?
Az Ön jogai
Fontos számunkra, hogy Ön tisztában legyen az adatvédelem által biztosított érintetti jogaival. Ennek érdekében az alábbiakban a teljesség igénye nélkül felsoroljuk, hogy milyen adatvédelmi jogokkal élhet a ránk bízott adataival kapcsolatban.
6.1. A hozzájárulás visszavonásához való jog: Amennyiben Ön hozzájárult a személyes adatainak használatához, kezeléséhez vagy megosztásához, a hozzájárulását bármikor visszavonhatja, amennyiben nem a szolgáltatás nyújtásához szükséges adatokról van szó.
6.2. Az adatokhoz való hozzáférés joga: Elérhetőségeinken bármikor jogosult arra, hogy megfelelő tájékoztatást kapjon arról, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha igen, akkor Ön jogosult arra, hogy hozzáférjen az általunk tárolt személyes adataihoz, és azokról másolatot kérhet, illetve tájékoztatást kérhet arról, hogy miként kezeljük személyes adatait.
6.3. A tájékoztatás során a következő információkat adjuk:
- mi az adatkezelés célja,
- milyen személyes adatok érintettek,
- kik a továbbított adatok címzettjei,
- kérheti az adatok helyesbítését, törlését, korlátozását és tiltakozhat az adatkezelés ellen,
- mennyi a tárolási időtartam,
- ha 3. személytől szereztük az adatokat, joga van minden ezzel kapcsolatos információra.
6.4. A helyesbítéshez való jog:
Ön jogosult arra, hogy kérésére a Cromo Alapítvány indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse, javítsa a pontatlan adatokat, illetve a hiányos adatok kiegészítését kérje.
6.5. A törléshez való jog: Ön kérheti, hogy indokolatlan késedelem nélkül töröljük bizonyos általunk tárolt személyes adatait, amennyiben:
- A továbbiakban már nincs szükségünk az adott adatokra;
- Ön visszavonja a bizonyos adatok kezelésére adott hozzájárulását;
- Ön tiltakozik a személyes adatok kezelése ellen,
- ha jogszabály alapján előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
- aggodalma merül fel az adatai általunk történő adatkezelésének jogalapja tekintetében.
6.6. Az adatkezelés korlátozásához való jog: Amennyiben kérdése vagy aggodalma merül fel személyes adatai általunk történő kezelésének pontosságával, indokoltságával vagy jogszerűségével kapcsolatban, kérheti bizonyos adatkezelési tevékenységeink korlátozását.
A korlátozást akkor is kérheti, ha nekünk már nincs szükségünk az Ön adataira, de Ön, mint érintett igényli valamely jogi igényének előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez. Ön abban az esetben is kérheti a korlátozást, ha kétségbe vonja a jogos érdek alapján történő adatkezelés jogalapját. A korlátozás ideje alatt adatkezelési műveletek nem végezhetők, csak tárolni lehet az adatokat. A korlátozás feloldásáról a Cromo Alapítvány előzetesen tájékoztatja majd.
6.7. Jogorvoslati lehetőséggel, panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál lehet élni: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Levelezési cím: 1363. Budapest, Pf.: 9.
Telefon: +36-1-391-1400
Fax: +36-1-391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: https://www.naih.hu
6.8. Bírósági jogérvényesítés
Azt, hogy az adatkezelés a jogszabályban foglaltaknak megfelel, az adatkezelő köteles bizonyítani. Az adattovábbítás jogszerűségét az adatátvevő köteles bizonyítani. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per az érintett választása szerint az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. A perben fél lehet az is, akinek egyébként nincs perbeli jogképessége. A perbe a Hatóság az érintett pernyertessége érdekében beavatkozhat. Ha a bíróság a kérelemnek helyt ad, az adatkezelőt a tájékoztatás megadására, az adat helyesbítésére, zárolására, törlésére, az automatizált adatfeldolgozással hozott döntés megsemmisítésére, az érintett tiltakozási jogának figyelembevételére, illetve az adatátvevő által kért adat kiadására kötelezi. Ha a bíróság az adatátvevő kérelmét elutasítja, az adatkezelő köteles az érintett személyes adatát az ítélet közlésétől számított 3 napon belül törölni. Az adatkezelő köteles az adatokat akkor is törölni, ha az adatátvevő a meghatározott határidőn belül nem fordul bírósághoz. A bíróság elrendelheti ítéletének az adatkezelő azonosító adatainak közzétételével történő nyilvánosságra hozatalát, ha azt az adatvédelem érdekei és nagyobb számú érintett védett jogai megkövetelik.
6.9. Kártérítés és sérelemdíj
Ha az adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével másnak kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Ha az adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével az érintett személyiségi jogát megsérti, az érintett az adatkezelőtől sérelemdíjat követelhet. Az érintettel szemben az adatkezelő felel az adatfeldolgozó által okozott kárért, és az adatkezelő köteles megfizetni az érintettnek az adatfeldolgozó által okozott személyiségi jogsértés esetén járó sérelemdíjat is. Az adatkezelő mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Nem kell megtéríteni a kárt és nem követelhető a sérelemdíj, amennyiben a kár a károsult vagy a személyiségi jog megsértésével okozott jogsérelem az érintett szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott.
6.10. Hol érhetem el a Cromo Alapítványt, ha a jogaimmal szeretnék élni?
A személyes adatokkal kapcsolatban tájékoztatás, helyesbítés, zárolás, törlés, illetve az adatkezeléssel kapcsolatos tiltakozás bármikor bejelenthető az alábbi elérhetőségeken:
Nevünk: Cromo Alapítvány
Levélben: 1115 Budapest, Csóka utca 9.
E-mailben: info@cromo.hu
Telefonon: +36 30 284 5332
Személyesen: 1115 Budapest, Csóka utca 9.
Budapest, 2018. május 25.
Simon Ildikó, a kuratórium elnöke